En ActionCOACH retamos a nuestros clientes para que gestionen eficazmente su tiempo y encuentren su timing. Nos enfocamos en que un eficiente manejo del tiempo deriva en una buena gestión del dinero, en otras palabras, tiempo perdido, dinero derrochado.
¿Cuantas veces te has sentido agobiado por compromisos y obligaciones que temes no te dará tiempo de cumplir? ¿Cuántas veces te has enfrentado a que no terminas una reunión ya cuando tienes otra pendiente? Si has respondido afirmativamente a ambos cuestionamiento, esta reflexión va para ti.
Y es que de eso va este artículo que he querido compartir contigo, en lo importante que resulta para la vida personal y profesional, lograr gestionar de forma eficiente el tiempo, tomar control de éste para evitar que este nos convierta en sus rehenes.
Y todo pasa por organizarte y planificarte, tomar todas las actividades y pendientes de la agenda y darle el justo orden en función de lo urgente, lo importante y lo delegable. Para ello es vital que tengas una visión clara de cuáles son las tareas prioritarias que, una vez ejecutadas, te permitirán gestionar mucho mejor tu tiempo e incluso disfrutar tus fines de semana, o dormir sin la preocupación de lo que sucederá al siguiente día.
Y para guiarte en este propósito te invito a escribir tu lista de tareas y actividades pendientes, seguidamente resalta aquellos asuntos urgentes e importantes como prioridad absoluta, y que ameritan ser atendidos en lo inmediato. Luego procede a marcar las tareas importantes no urgentes; sigue con aquellas urgentes, pero no importantes. Y deja por fuera de esta lista las no urgentes y no importantes. Lo importante acá es que decidas y actúes en base a las prioridades. Recuerda que al tener una lista de tareas jerarquizadas por nivel de importancia y urgencia podrás visualizar su cumplimiento y sobre todo, tus avances.
Pero quiero ir aún más allá y poner el foco en el timing, u organización del tiempo. El timing consiste en marcar los tiempos de ejecución de las metas y los proyectos, pero también tener claro siempre el sentido de oportunidad.
Una de las técnicas que sin duda ayuda a crear una disciplina de control del tiempo y aumentar tu rendimiento, es la Técnica del Pomodoro, ahora tú me preguntarás, ¿pero qué tiene que ver un tomate con el control del tiempo?.
La Técnica del Pomodoro es un método para mejorar la administración del tiempo que se le dedica a una actividad. Fue creado por Francesco Cirillo a fines de la década de 1980.
Se basa en el uso de un temporizador para dividir el tiempo en intervalos fijos, intervalos que reciben el nombre de pomodoros. Son 25 minutos de actividad, seguidos de 5 minutos de descanso, con pausas más largas cada cuatro pomodoros o intervalos de trabajo.
Debe su nombre a la forma de tomate del clásico reloj de cocina que usó el creador de la técnica, cuando era un estudiante universitario. Y si bien es una técnica que ya registra 41 años, su efectividad se mantiene vigente.
Para la década de los 80 no existían la tecnología, ni los dispositivos de hoy. Y aunque el creador de la técnica fomentaba el uso de un reloj temporizador mecánico, como el utilizado en la cocina, papel y lápiz. En la actualidad, con los asistentes virtuales y nuestros dispositivos podemos sustituir esos instrumentos con los nuevos, pero preservando la esencia y la mecánica de esta técnica.
Tal técnica tiene como fin, ayudarte a cumplir todas las tareas propuestas sin morir de extenuación.
¿Cómo aplicar la Técnica del Pomodoro y hacerla parte de tu práctica?
· En primer lugar, decide y formula las tareas del día, categorízalas en base a su importancia y urgencia.
· Pon en marcha el temporizador y trabaja de forma intensiva en la primera actividad prioritaria hasta que la alarma suene, luego de ello toma una breve pausa.
· Lleva la cuenta de cuantos pomodoros o intervalos de trabajo intensivo llevas, y al contar cuatro pomodoros, toma una pausa más larga.
La duración del pomodoro tradicional es de 25 minutos, el de las pausas cortas de 5 minutos y el de las largas de 20 minutos. Sin embargo, son intervalos que puedes ajustar en base a tus propios tiempos de atención.
Así lograrás dedicar 100% de tu atención a cada actividad, sin interrupciones; una metodología que, sin lugar a dudas, hace sostenible y productivo el trabajo, el esfuerzo, el tiempo y el dinero.
Lo maravilloso de esta técnica es que se basa en la idea de que al establecerte una rutina de pausas regulares estás contribuyendo a mejorar la agilidad mental y la concentración, lo que a su vez ofrece una respuesta eficiente frente al tiempo, haciendo a un lado la ansiedad que provoca el descontrol del mismo.
¿Ves que si hay una relación entre un tomate y la gestión eficaz del tiempo?. Intenta aplicar esta técnica en tu rutina, comienza mañana mismo y luego me cuentas como te has sentido y cuanto has logrado avanzar.